Primer Informe Técnico Sobre el Desarrollo y Ejecución del Proyecto “Recuperación del Archivo Audiovisual y Gráfico de la Orquesta Sinfónica de Caldas para la Creación del Archivo Audiovisual Musical del Municipio de Manizales”
Con el objetivo de preservar la memoria histórica de la ciudad de Manizales, a partir de su producción artística y musical, se realiza a mano de Jessica Zambrano, Diseñadora Visual ganadora de la beca de Gestión de Archivo Audiovisual de los Estímulos 2012 del Ministerio de Cultura y la Dirección de Cinematografía, la creación de un archivo audiovisual y gráfico que compila la serie de soportes materiales proyectables y no proyectables como cintas de video y otros sustentos gráficos en los cuales se ha depositado la labor artística de la Orquesta Sinfónica de Caldas a través de sus 24 años de creación. Para llevar a cabo la realización de este archivo audiovisual y gráfico es necesario desarrollar diferentes procedimientos metodológicos y técnicos que nos llevaran a cumplimiento de los objetivos propuestos.
La primera etapa de este proyecto, desarrollada desde el 21 de marzo hasta el 14 de sepetiembre del año 2012, fue concretada a través de algunos pasos secuenciales que guardaban relación entre sí y que dieron como resultado la sistematización de datos cualitativos y cuantitativos que lograron consolidar un primer inventario digital con un total de 378 soportes audiovisuales y gráficos procesados en Excel además de la difusión del proyecto a través de las redes sociales y otros mecanismos de transmisión.
Es importante resaltar que en el desarrollo de estas actividades se fortaleció el concepto y se engrandeció la grandeza de esta labor, pues aquellos recuerdos musicales de la ciudad, van a poder hacer parte de acervo histórico, artístico y educativo de Manizales, para un total acceso público y así conocer paso a paso como se construye un referente académico con resultados de alta calidad y proyección social cultural.
A continuación se enunciarán las tareas realizadas para lograr los objetivos correspondientes a esta primera fase:
1 Conformar un equipo de trabajo y desarrollar un cronograma de actividades
2 Acceder a los soportes audiovisuales y gráficos que serán incluidos en la creación del archivo y que provienen de diversas fuentes.
3 Hacer difusión en redes
4 Empezar con una primera fase de sistematización y clasificación del material. (inventario) (limpiar, scanear)
En la primera semana de ejecución del proyecto (21-25 de agosto) se realizó la primera reunión oficial que reunió al equipo de trabajo conformado por los profesionales Jessica Zambrano (Diseñadora Visual ex integrante de la Orquesta Sinfónica), Carlos Andrés Bedoya (Antropólogo) , Andrea Castrillón (Antropóloga) y Alexander Giraldo (Diseñador Visual). En este primer encuentro el equipo desarrolló un cronograma con las ctividades que serían desarrolladas en este período de tiempo.
Durante la primera y la segunda semana de trabajo (21-31 de agosto) se accedió al material audiovisual y gráfico que había sido compilado por el Maestro Nelson Monroy, forjador y maestro de la Orquesta Sinfónica de Caldas, durante sus 24 años de trabajo con este grupo musical fundado con estudiantes de música de la Universidad de Caldas. Durante este tiempo se hizo difusión del proyecto en las redes sociales lo cual pretendía que las personas conocieran el proyecto, sus objetivos y de qué manera podían aportar a construcción de este archivo. Además era importante, para la correcta socialización y presentación del proyecto, crear la Marca del Archivo Audiovisual Musical de Manizales, donde se utilizaron herramientas tipográficas que describieran en su forma tanto la textura de los archivos almacenados, como una intensión de un concepto moderno y tranquilo, que abarque la colección de información de la Orquesta, y también invite a los músicos de la región a nutrir este centro de documentación con sus obras musicales audiovisuales.
Por otro lado la difusión en redes pretende invitar a la comunidad a hacer parte de este proyecto a partir de la donación de soportes audiovisuales y gráficos que haya adquirido en el pasado sobre la Orquesta Sinfónica de Caldas. Ahora se puede acceder a la información sobre la creación del archivo, tener contacto permanente con él y hacer sus donaciones en soportes materiales o digitales en las siguientes páginas web:
Correo Electrónico: archivoaudiovisualmusical@gmail.com
Facebook: Archivo Audiovisual Musical de Manizales
Twitter: @Sinfonica2012
Esta socialización del proyecto también se empezó a realizar no sólo con la comunidad virtual sino también con algunas instituciones que han tenido contacto con la orquesta, de igual manera se buscó que éstas donaran algún tipo de material que tuvieran sobre algunos de los ensayos o presentaciones de la Orquesta Sinfónica de Caldas a lo largo de su vida artística y musical.
Entre otras labores fueron redactados y enviados algunos documentos como el primer comunicado de prensa para respaldar la difusión del proyecto además de la solicitud a
Extensión Cultural de la Universidad de Caldas la nueva sala Carlos Nader para realizar la celebración del Día Internacional del Patrimonio Fílmico y lanzar formalmente la creación del Archivo Audiovisual y Gráfico de la Orquesta Sinfónica de Caldas.
La tercera y cuarta semana (1-6 de Septiembre) de la ejecución de este proyecto se concentró especialmente en la catalogación del material audiovisual y gráfico obtenido hasta la fecha, esto incluía las siguientes tareas:
1 Comprar los materiales requeridos para el tratamiento del material, es decir, limpiarlo, inventariarlo y preservarlo:
Para ello se obtuvieron guantes de látex, tapabocas, batas médicas y gel antibacterial; además servilletas de papel, diferentes tipo de cinta para marcar y curar el material y bolsas plásticas tipo ziploc. Por otro lado se obtuvo el escáner del proyecto fundamental para seguir con la tarea de la catalogación. El uso de protección fortalece el plan de contingencia, pues reduce los riesgos de enfermedad de los operarios por exposición a gérmenes, hóngos y ácaros del papel y las cajas de las cintas.
2 Inventario del material:
El material fue organizado históricamente de acuerdo al año y mes que se creó. En primer lugar se trataron los vídeos de formato VHS, cuya información escrita en su exterior es ingresada a la base de datos en Excel que incluye Ítems como N° de Clasificación, Nombre, Fecha, Formato, Estado y Descripción. Entonces cada cinta lleva en su cubierta un número consecutivo y la incluye en el inventario.
Igual procedimiento llevaron los soportes Video Beta, Video MiniDV y Video 8.
Con los soportes Gráficos se realizó otro tipo de procedimiento ya que algunos de ellos habían sufrido daños por factores como el tiempo, la humedad y otros. Este material también fue organizado cronológicamente, luego se limpió con un papel suave y seco.
En otras ocasiones se retiraron ganchos de metal que llegaron a generar presencia de óxidos en el papel.Por último se transcribió la información a la base de datos y luego empezó a ser escaneado para consolidar un archivo digital.
En total se catalogaron los siguientes materiales:
104 Video VHS
24 Video Beta
180 Video MiniDV
16 Video 8
154 Soportes No Proyectables
378 Total
3- La tercera y última parte de este proceso corresponde a la preservación idónea del material recién inventariado: su preservación.
Para lograrlo se guarda el material No Proyectable en bolsas tipo Ziploc con el fin de aislarlo de la humedad y otros factores medioambientales que pueden comprometer su integridad física
Así se inicia la creación de la primera base de datos a partir de material audiovisual y gráfico que ha logrado capturar la memoria artística y musical de la Orquesta Sinfónica de Caldas.
